VERSIONE DEFINITIVA
> Problema
La Maladministration, più che da comportamenti consapevoli e dolosi da parte dei funzionari pubblici, è determinata da carenza di preparazione degli stessi, causata da scarsi investimenti in formazione del personale che di solito si accompagna a una cronica grave carenza di organico.
Relativamente al settore dei “contratti per affidamenti di beni e servizi sotto soglia”, a quanto sopra si aggiunge la difficoltà di comunicazione tra i diversi soggetti della “filiera dell’acquisto” che può portare a serie inefficienze e sprechi. Non va infatti dimenticato che benché l’acquisto venga imputato alla Stazione Appaltante nel suo complesso, esso è il risultato di un processo al quale partecipa una pluralità di soggetti, ciascuno con un proprio bagaglio di conoscenze, interessi e obiettivi. Ebbene, se tra questi soggetti non esiste un “vocabolario comune”, una condivisione di principi e obiettivi minimi validi per tutti, l’acquisto si rivelerà nel migliore dei casi insoddisfacente per almeno uno di essi.
Nel caso per esempio dell’acquisto di una strumentazione di laboratorio, se il docente richiedente non ha almeno un’idea di massima dei principi e delle tempistiche delle procedure di approvvigionamento o, peggio ancora, se considera le stesse un inutile adempimento burocratico di cui si devono occupare altri, facilmente aumenterà il rischio di:
– Mancante o deficitaria programmazione degli acquisti (come evidenzia il Presidente Busia dell’ANAC nella presentazione della Relazione Annuale 2022 su attività 2021 alla Camera dei deputati, il nostro è “un Paese cronicamente incapace di programmare”!)
– Eccessivo utilizzo dell’affidamento diretto senza confronto di preventivi, motivato da ragioni di “urgenza”, di “continuità scientifica”, di “lock in”
– Richieste di acquisto da evadere in tempi impossibili
– “Cattura” da parte del fornitore, che aiuta a scrivere il capitolato.
Nello stesso caso, se il funzionario che si occuperà dell’approvvigionamento manca di una formazione adeguata, o semplicemente non riesce a farsi trasferire correttamente le informazioni circa il quadro esigenziale del richiedente, avremo un rischio aumentato di:
– Accettazione acritica di quanto dichiarato dal richiedente o peggio dal fornitore
– Utilizzo ripetitivo di strumenti conosciuti per timore di sperimentare innovazioni di processo

Nell’ ALLEGATO 7 ‐ Allegato PTPCT 2022 valutazione rischi complessiva, al PIAO 2022-24 dell’Ateneo per cui lavoro ( https://www.unito.it/sites/default/files/piao_2022_2024.pdf ), nella parte dedicata a Processo Gestione acquisti – Area di rischio: Contratti Pubblici ex affidamento di lavori, servizi e forniture, l’impressione è che gli aspetti sopra descritti non siano presi in considerazione o che anche quando vengono considerati, la misura di trattamento indicata non sia del tutto soddisfacente.
Nella colonna di “identificazione analisi e valutazione” compare per esempio la previsione del rischio di approssimazione nella programmazione del fabbisogno, o di potenziale restrizione del mercato nella definizione delle specifiche tecniche, attraverso l’indicazione nel capitolato tecnico di requisiti di partecipazione che favoriscano un determinato operatore, o anche del mancato rispetto del principio di rotazione degli inviti e affidamenti a vantaggio di alcuni fornitori, rischi in alcuni casi valutati di grado alto/medio o medio.
In quella del trattamento del rischio però, si sostiene la particolarità degli acquisti in ambito scientifico ove “la rotazione non è tuttavia possibile in contesti caratterizzati da forniture altamente specialistiche o caratterizzate da privative commerciali” e pertanto le misure di prevenzione previste sono essenzialmente:
– L’acquisizione di autodichiarazioni di assenza di conflitto di interessi da parte del personale che partecipa alle procedure di affidamento
– Una informativa destinata ai fornitori, dove si rappresenti che sono loro applicabili sia i Codici di comportamento (nazionale e dell’Ateneo) sia il Piano anticorruzione
– Il principio di segregazione delle attività nella filiera degli acquisti che dall’anno 2019 ha trovato maggiore evidenza attraverso l’utilizzo di una procedura informatizzata in cui sono distinti i diversi soggetti che interagiscono nella procedura con la chiarezza dei rispettivi ruoli nel processo.

A mio parere queste misure, seppur doverose, rischiano di essere un mero adempimento burocratico e vanno integrate con altre che possano incidere sulla consapevolezza e (in)formazione di funzionari e soggetti richiedenti, e di conseguenza stimolare da parte loro l’adozione di comportamenti virtuosi.

> Obiettivi

Obiettivo 1 Migliorare la formazione del personale tecnico amministrativo addetto agli uffici Approvvigionamenti dei diversi Poli dell’Ateneo.
Il saper fare dei funzionari va costantemente adeguato alla continua evoluzione normativa e tecnologica che caratterizza il mondo dei contratti pubblici.
Obiettivo 2 Educare l’utenza della funzione acquisti
Una programmazione consapevole e tempestiva è spesso alla base di una procedura di affidamento corretta. I docenti richiedenti devono essere consapevoli dei principi e delle tempistiche delle procedure di approvvigionamento e ciò non solo per rispettare le prescrizioni del Codice dei Contratti a tutela di concorrenza e trasparenza, ma anche al fine di programmare adeguatamente le attività di ricerca.
La mancanza della suddetta consapevolezza può altrimenti portare a richieste di acquisto “urgente” di strumentazione, indispensabile per completare una milestone del progetto e non perdere il finanziamento concesso, con conseguente pressione sugli uffici amministrativi per l’adozione di procedure di affidamento più rapide.

> Azioni
Azione 1 (Obiettivo 1) – Effettiva Formazione continua del personale.
Le continue novità a livello normativo in tema di contratti pubblici, le evoluzioni tecnologiche di piattaforme ICT, la qualificazione delle Stazioni Appaltanti, rendono fondamentale un investimento costante nella formazione delle risorse umane
Tempo – Dipende da disponibilità e vincoli di bilancio ma almeno un corso all’anno

Azione 2 (Obiettivo 1) – Creazione di rete di condivisione conoscenze e good practices tra uffici.
Non necessariamente la formazione va interpretata unicamente in senso tradizionale (partecipazione a corsi, seminari, Master ecc). Sono convinto che in molti casi le informazioni e competenze si trovino già all’interno della nostra Amministrazione, solo non sempre sappiamo dove. Nel caso di UniTO ogni Polo dispone di una propria Sezione Approvvigionamenti che si occupa di acquisti sotto soglia. Un dialogo continuo tra colleghi di uffici diversi può talvolta essere più formativo (ed economico) di un corso a pagamento tenuto da un fornitore esterno all’Ateneo.
I colleghi di altri Poli potrebbero già aver affrontato e risolto aspetti problematici di un acquisto che il nostro ufficio sta gestendo per la prima volta, o comunque avere qualche suggerimento utile anche in caso non abbiano mai gestito situazioni analoghe.
A tal fine propongo:
• Azione 2A – Creazione di un Forum aperto a tutti i funzionari addetti alle Sezioni Approvvigionamenti di Polo dove poter discutere questioni di comune interesse
Tempo – tempestivo
• Azione 2B – Istituzionalizzazione di una riunione con cadenza periodica, in modalità online in cui confrontarsi su problemi comuni o semplicemente condividere best practices
Tempo – cadenza trimestrale

Azione 3 (Obiettivo 2) – Realizzazione di Linee guida per gli acquisti destinato ai richiedenti (docenti e ricercatori)
Non dovrà essere un documento tecnico per addetti agli appalti, ma dare le informazioni di base e soprattutto stimolare il richiedente a contattare gli uffici amministrativi (per concordare modi e tempi dell’affidamento) con largo anticipo e non quando ormai è tardi.
Tempo – Entro 4 mesi da entrata in vigore Nuovo Codice

Azione 4 (Obiettivo 2) – Momenti di incontro a livello di singoli Dipartimenti tra docenti e personale Sezione acquisti

Avranno lo scopo di approfondire la conoscenza del documento dell’Azione 3 e successivamente di segnalare con cadenza periodica criticità e possibili interventi correttivi nelle procedure di affidamento.
Tempo – Entro 3 mesi da Linee guida e poi una volta l’anno.