Buona Esecuzione implica Formazione e Condivisione

[Daniela SanseverinoPartecipante]

TITOLO: “Buona Esecuzione implica Formazione e Condivisione”
Problema:
La gestione della fase esecutiva di un contratto pubblico è questione relegata alla figura del direttore dei lavori o dell’esecuzione che affida alle sue competenze (non sempre adeguate alla natura dell’appalto e non sempre aggiornate) lo svolgimento di compiti di controllo, accettazione, verifica, certificazione, gestione di riserve e sinistri, collaudo secondo quanto previsto dalla normativa e dal D.M 49/2018 e si trova ad operare spesso da solo, senza supporti specialistici o legali contro operatori economici strutturati e agguerriti, decisi a ricavare il massimo utile col minimo sforzo.
In mancanza di adeguata formazione e aggiornamento in materia tecnica, amministrativa e contabile si rischia di invertire i ruoli e il D.L. si trova in posizione di subordinazione rispetto all’operatore economico. Anche una carenza formale di un adempimento diventa strumento di ricatto e genera tensioni. Si assiste spesso ad un proliferare di varianti in corso d’opera non suffragate da validi motivi con incremento di tempi e costi per la pubblica amministrazione e di costi sociali e a scapito della qualità dell’opera.
Ulteriore criticità si riscontra quando la gara è aggiudicata con l’OEPV in quanto la gestione e la verifica della messa in opera delle migliorie offerte è di difficile attuazione, sia per una non chiara definizione normativa del procedimento, sia perché non sempre quanto ritenuto premiabile dalla commissione giudicatrice, corrisponde in all’obbiettivo originario del progettista e ha pratica attuazione. Di qui la difficoltà del direttore dei lavori a dare piena attuazione alle clausole contrattuali con conseguente innesco di ritardi, riserve o contenziosi.
La mancata accessibilità agli atti dell’esecuzione che rimane materia per i pochi attori coinvolti (D.L, RUP, O.E.) contribuisce ad alimentari gestioni “grigie” del denaro pubblico.
Formazione, condivisione, lavoro in squadra, pubblicità, sono le armi contro questo aspetto della maladministration.

Destinatari diretti: dipendenti pubblici
Destinatari indiretti: operatori economici, cittadini, studenti, associazioni di professionisti o di categoria, istituzioni, organi di controllo e magistratura, società civile.
Obiettivo 1
Incrementare la consapevolezza dell’importanza del ruolo del direttore dei lavori e dei relativi profili di responsabilità, anche di tipo etico; accrescere le competenze e far acquisire sicurezza nell’operato.
Obiettivo 2
Rendere partecipi i servizi di riferimento tecnico e amministrativo dell’Amministrazione e i Dirigenti sulle attività in corso di esecuzione, stimolare il confronto e la condivisione e attivare protocolli di monitoraggio interni ed esterni (aggiuntivi rispetto a quelli imposti dalla normativa) anche nel tempo e sistemi di premialità per il buon operato.
Obiettivo 3
Comunicare ai potenziali fruitori dell’opera, del bene o del servizio gli sviluppi in itinere e finali rispetto agli obiettivi di progetto coinvolgendo e stimolando la partecipazione attiva della società civile e creare terreno fertile affinchè, da un lato, l’operatore economico sia invogliato a consolidare la sua buona reputazione e dall’altra, il funzionario pubblico possa acquisire consensi pubblici e consolidare il suo ruolo di “super cittadino” a servizio della collettività.

Azioni riferite all’Obiettivo 1:
1) Programmare percorsi di formazione etica, motivazionale e di aggiornamento tecnico, amministrativo e contabile a cadenza annuale per i dipendenti coinvolti nella fase esecutiva del contratto, favorendo la formazione di gruppi di studio multidisciplinari che possano incrementare competenze trasversali, anche con organizzazione di percorsi specifici su casi concreti.
Tempo: ogni anno almeno 3 percorsi di formazione specifica individuale e uno di gruppo da intensificare in concomitanza con l’entrata in vigore di nuove normative di settore
2) Promuovere attività di formazione o stage presso altre amministrazioni per favorire lo scambio di informazioni e l’accrescimento di competenze tramite il confronto
Tempo: ogni due anni con durata di almeno un mese
3) Assegnare i compiti di direzione lavori o dell’esecuzione a staff composti da un direttore dei lavori più una serie di direttori operativi e ispettori di cantiere con competenze specifiche sui vari aspetti oggetto del lavoro o del servizio da eseguire e aggregare allo staff un consulente per gli aspetti legali.
Tempo: durata del singolo cantiere/servizio
4) Affiancare alle figure più esperte i giovani dipendenti affinchè sia garantita la trasmissione delle competenze ma anche l’innovazione dei processi e l’introduzione di nuove tecnologie.
Tempo: durata del singolo cantiere/servizio
5) Promuovere riunioni tra diversi staff impegnati in diversi cantieri per stimolare il confronto su aggiornamento normativo, linee di condotta operative, protocolli, azioni e strategie messe in campo, problem solving.
Tempo: a cadenza bimestrale

Azioni riferite all’Obiettivo 2:
1) Rendicontare al Dirigente o al Capo Settore con cadenza quindicinale le attività condotte mettendo in evidenza aspetti positivi, problematiche e azioni messe in campo o da intraprendere.
Tempo: a cadenza quindicinale
2) Inserire sulla rete interna dell’Amministrazione una sezione dedicata alla formazione del personale indicando puntualmente l’oggetto dei corsi seguiti dai dipendenti utile per stimolare confronti interni e per sapere “chi sa fare cosa o chi ha competenze in cosa”
Tempo: aggiornamento bimestrale
3) Mettere in campo sistemi di monitoraggio interni con utilizzo di database condivisi nei quali caricare tutti i dati e gli atti relativi al ciclo di vita dell’appalto, dalla fase di programmazione al collaudo, passando per quelli progettuali e esecutivi. Strumento questo che diventa essenziale per l’implementazione delle diverse banche dati previste dalla normativa di settore, per la costante rendicontazione e che, se reso accessibile all’utenza esterna (con gli opportuni accorgimenti), diventa fonte di conoscenza a tutto tondo.
Tempo: aggiornamento contestuale all’evoluzione dell’appalto a cura delle figure coinvolte a diverso titolo
4) Valutare performance individuali e di staff in base ai risultati conseguiti in relazione agli obiettivi prefissati con sistemi di premialità che esulino da quelli previsti per legge art. 113 D.Lgs. 50/2016 (valorizzazione del lavoro in sè, progressione di carriera interna, acquisizione di posizione organizzativa, visibilità, possibilità di partecipare a percorsi formativi specializzanti etc..)
Tempo: valutazione annuale
5) Pensare all’istituzione di commissioni di valutazione dell’intervento che a distanza di 2-4-6 anni dal collaudo, possano accertare la durabilità delle soluzioni adottate, la loro efficacia (garantita sulla carta), verificare l’attuazione degli interventi previsti dal piano di manutenzione e stilare dei rapporti da inviare al direttore dei lavori e alla stazione appaltante affinchè si prenda atto delle eventuali carenze esecutive venute a galla, o si constati la buona riuscita dell’azione nel tempo grazie alle scelte tecniche e alla corretto modus operandi. Sarebbe interessante creare commissioni eterogenee composte anche da funzionari in quiescenza, rappresentanti di ordini professionali, cittadini, imprenditori del settore etc..per valutazioni di ampio respiro.
Tempo: valutazione post collaudo a cadenza biennale

Azioni riferite all’Obiettivo 3:
1) Istituire un Open day annuale nel quale l’amministrazione apra le porte degli uffici alla cittadinanza e mostri le attività in essere.
Tempo: cadenza annuale
2) Promuovere la pratica del “Cantiere aperto” con visite guidate condotte dagli attori dell’esecuzione rivolte ai colleghi, a gruppi scolastici, a professionisti esterni, ad associazioni di categoria, a cittadini interessati.
Tempo: cadenza bimestrale
3) Pubblicare sul sito istituzionale report mensili relativi allo stato di avanzamento dei cantieri con foto, video, descrizioni, costi sostenuti, tempi impiegati, risultati e obiettivi man mano perseguiti.
Tempo: cadenza mensile
4) Coinvolgere la cittadinanza con attivazione sul sito istituzionale di forum, sondaggi su qualità auspicata e percepita.
Tempo: dalla fase di programmazione a fine esecuzione.

[Sandra InnocentiPartecipante]

Il Piano è molto interessante in quanto mette in campo logiche di partecipazione attiva di tutta l’amministrazione nella verifica della corretta esecuzione di un progetto.
Prevede la partecipazione di soggetti portatori di nuove esperienze e considera al contempo la necessità dell’apporto di soggetti che conservano capacità tecnica ed esperienza utile al garantire la sostenibilità del procedimento (funzionari in quiescenza).
Apprezzo in particolare l’idea del Cantiere aperto in quanto troppo spesso la cittadinanza non è adeguatamente informata sugli interventi promossi, sui tempi di realizzazine e sulla necessità che ha mosso l’amministrazione a porre in essere la realizzazione di quella specifica opera.

[Daniele CeccatoPartecipante]

La proposta del piano elaborata dalla collega è molto attenta e articolata e affronta in modo più che esaustivo le principali problematiche legate all’esecuzione dell’appalto. Condivido pienamente tutte le iniziative descritte, in particolar modo l’idea di promuovere un confronto tra diverse pubbliche amministrazioni tramite stage e formazione condivisa. Molto interessante e innovativa l’idea delle commissioni che, a distanza di alcuni anni, possono valutare la durabilità dell’opera e l’efficacia delle soluzioni adottate.

[Maria StefanelliPartecipante]

Ritengo condivisibile la proposta di Daniela che descrive in modo puntuale le principali problematiche legate all’esecuzione dell’appalto.
Interessanti e innovative le azioni che propone: la promozione di un confronto tra diverse pubbliche amministrazioni tramite stage e formazione condivisa e l’idea del Cantiere aperto con visite guidate condotte dagli attori dell’esecuzione rivolte ai colleghi, a gruppi scolastici, a professionisti esterni, ad associazioni di categoria, a cittadini interessati.

[Fabio FascePartecipante]

Le proposte della collega sono tutte più che condivisibili in quanto vanno nella direzione di una formazione continua dei soggetti preposti alla fase esecutiva. Ogni amministrazione dovrebbe infatti dotarsi di una squadra di RUP e DEC “consapevoli” dei compiti che essi devono adempiere in base all’incarico ricoperto.

[Federica FrescoPartecipante]

Mi piace molto l’idea della collega degli stage presso altre amministrazioni per favorire lo scambio di informazioni; porto a tale proposito la mia esperienza personale in quanto dipendente di un comune che ha vissuto il (breve) periodo della costituzione e operatività delle centrali di committenza tra comuni; aldilà delle difficoltà connesse agli spostamenti logistici ed alla gestione pratica delle gare, è stata una esperienza molto positiva ed è stato arricchente condividere con le addette di un altro ufficio contratti le esperienze e le idee.
Trovo interessante la proposta di valutare formalmente a distanza e con scadenze prefissate la bontà dell’opera nel tempo; io aggiungerei anche, nel caso di oepv, una verifica effettiva da parte di soggetti non facenti parte del ciclo di gestione dell’appalto, di quanto contenuto nell’offerta tecnica dell’aggiudicatario (verifica che il DEC abbia assicurato l’esecuzione e si sia effettivamente avvalso di quanto offerto)

[Francesco CurciPartecipante]

Si condivide quanto riguarda la formazione, resta sempre il problema della “materia prima”

[Maria Ida Elisa MariettyPartecipante]

Il piano di Daniela propone delle soluzioni applicabili prevalentemente agli appalti di lavori con l’approccio pratico di chi si occupa quotidianamente di questi aspetti. La parola chiave sembra essere condivisione. Condivisione di esperienze, di buone pratiche, di materiale, condivisione anche con la cittadinanza di un progetto. Ho apprezzato in particolare la proposta di creare delle commissioni di valutazione che si riuniscono a distanza di alcuni anni dal collaudo per verificare le condizioni dell’opera e l’attuazione degli interventi previsti dal piano di manutenzione. Si tratta di una attività che consente tra le altre cose di far emergere tempestivamente (anche in relazione alla disciplina dettata dal cc) eventuali difetti/vizi e permette di accertare tempestivamente eventuali responsabilità. Ho apprezzato molto anche la suggestione di promuovere la pratica del cantiere aperto e di pubblicare video relativi allo stato di avanzamento del cantiere. Potrebbe essere interessante realizzare dei video (da diffondere tramite il sito istituzionale dell’amministrazione o la tv) con il racconto di tutta la “storia del cantiere” in cui vengano esposte anche le problematiche e illustrate le scelte effettuate dall’amministrazione coinvolgendo tutti i soggetti interessati dal progetto (ivi comprese le imprese).

[Maria Luisa PirasPartecipante]

Il piano proposto da Daniela denota una conoscenza approfondita delle problematiche reali nell’esecuzione di un servizio/lavoro. Molte delle nostre PA sono strutturalmente carenti nella fase di verifica di quanto proposto in sede di gara. Io mi sono trovata a ridurre la possibilità di migliorie spesso “fantomatiche” e di riportare in sede di specifiche tecniche tutto il necessario senza lasciare troppo spazio alla creatività dove non necessaria. La proposta relativa alla verifica a posteriori della effettiva bontà dell’esecuzione è molto interessante, quante volte passando sotto casa assistiamo alla chiusura della stessa buca in un breve lasso di tempo. Molto interessanti le proposte temporali, credo che proverò ad utilizzarle per quanto possibile.

[Massimiliano TricaricoPartecipante]

Ottima l’idea della collega di concentrarsi sulla fase della esecuzione contrattuale, aspetto quest’ultimo che risulta di fondamentale importanza per la buona riuscita di tutta la procedura acquisitiva. Sarebbe utile inoltre aumentare quantitativamente il personale impiegato nella fase esecutiva.

[Daniela SanseverinoPartecipante]

PIANO CREATIVO ANTICORRUZIONE integrato con i suggerimenti dei colleghi
Daniela Sanseverino

TITOLO: “Buona Esecuzione implica Formazione, Condivisione, Partecipazione”
Problema:
La gestione della fase esecutiva di un contratto pubblico è questione relegata alla figura del direttore dei lavori o dell’esecuzione che affida alle sue competenze (non sempre adeguate alla natura dell’appalto e non sempre aggiornate) lo svolgimento di compiti di controllo, accettazione, verifica, certificazione, gestione di riserve e sinistri, collaudo secondo quanto previsto dalla normativa e dal D.M 49/2018 e si trova ad operare spesso da solo, senza supporti specialistici o legali contro operatori economici strutturati e agguerriti, decisi a ricavare il massimo utile col minimo sforzo.
In mancanza di adeguata formazione e aggiornamento in materia tecnica, amministrativa e contabile si rischia di invertire i ruoli e il D.L. si trova in posizione di subordinazione rispetto all’operatore economico. Anche una carenza formale di un adempimento diventa strumento di ricatto e genera tensioni. Si assiste spesso ad un proliferare di varianti in corso d’opera non suffragate da validi motivi con incremento di tempi e costi per la pubblica amministrazione e di costi sociali e a scapito della qualità dell’opera.
Ulteriore criticità si riscontra quando la gara è aggiudicata con l’OEPV in quanto la gestione e la verifica della messa in opera delle migliorie offerte è di difficile attuazione, sia per una non chiara definizione normativa del procedimento, sia perché non sempre quanto ritenuto premiabile dalla commissione giudicatrice, corrisponde all’obbiettivo originario del progettista e ha pratica attuazione. Di qui la difficoltà del direttore dei lavori a dare piena attuazione alle clausole contrattuali con conseguente innesco di ritardi, riserve o contenziosi.
La mancata accessibilità agli atti dell’esecuzione che rimane materia per i pochi attori coinvolti (D.L, RUP, O.E.) contribuisce ad alimentari gestioni “grigie” del denaro pubblico.
Formazione, condivisione, lavoro in squadra, pubblicità, sono le armi contro questo aspetto della maladministration.

Destinatari diretti: dipendenti pubblici
Destinatari indiretti: operatori economici, cittadini, studenti, associazioni di professionisti o di categoria, istituzioni, organi di controllo e magistratura, società civile.
Obiettivo 1- COMPETENZE E FORMAZIONE DEL PERSONALE:
Incrementare la consapevolezza dell’importanza dei ruoli dei soggetti coinvolti nella fase di esecuzione dei lavori e dei relativi profili di responsabilità, anche di tipo etico; accrescere le competenze e far acquisire sicurezza nell’operato.
Azioni riferite all’Obiettivo 1:
1. Programmare percorsi di formazione etica, motivazionale e di aggiornamento tecnico, amministrativo e contabile a cadenza annuale per i dipendenti coinvolti nella fase esecutiva del contratto, favorendo la formazione di gruppi di studio multidisciplinari che possano incrementare competenze trasversali, anche con organizzazione di percorsi specifici su casi concreti.
Tempo: ogni anno almeno 3 percorsi di formazione specifica individuale e uno di gruppo da intensificare in concomitanza con l’entrata in vigore di nuove normative di settore
2. Promuovere attività di formazione o stage presso altre amministrazioni per favorire lo scambio di informazioni e l’accrescimento di competenze tramite il confronto.
Tempo: ogni due anni con durata di almeno un mese
3. Assegnare i compiti di direzione lavori o dell’esecuzione a staff composti da un direttore dei lavori più una serie di direttori operativi e ispettori di cantiere con competenze specifiche sui vari aspetti oggetto del lavoro o del servizio da eseguire e aggregare allo staff un consulente per gli aspetti legali.
Tempo: durata del singolo cantiere/servizio
4. Affiancare alle figure più esperte i giovani dipendenti affinchè sia garantita la trasmissione delle competenze ma anche l’innovazione dei processi e l’introduzione di nuove tecnologie.
Tempo: durata del singolo cantiere/servizio
5. Promuovere riunioni tra diversi staff impegnati in diversi cantieri per stimolare il confronto su aggiornamento normativo, linee di condotta operative, protocolli, azioni e strategie messe in campo, problem solving.
Tempo: a cadenza bimestrale

Obiettivo 2 – CONFRONTO E CONDIVISIONE:
Rendere partecipi i servizi di riferimento tecnico e amministrativo dell’Amministrazione e i Dirigenti sulle attività in corso di esecuzione, stimolare il confronto e la condivisione e attivare protocolli di monitoraggio interni ed esterni (aggiuntivi rispetto a quelli imposti dalla normativa) anche nel tempo e sistemi di premialità per il buon operato.
Azioni riferite all’Obiettivo 2:
6. Rendicontare al Dirigente o al Capo Settore con cadenza quindicinale le attività condotte mettendo in evidenza aspetti positivi, problematiche e azioni messe in campo o da intraprendere.
Tempo: a cadenza quindicinale
7. Inserire sulla rete interna dell’Amministrazione una sezione dedicata alla formazione del personale indicando puntualmente l’oggetto dei corsi seguiti dai dipendenti utile per stimolare confronti interni e per sapere “chi sa fare cosa o chi ha competenze in cosa”
Tempo: aggiornamento bimestrale
8. Mettere in campo sistemi di monitoraggio interni con utilizzo di database condivisi nei quali caricare tutti i dati e gli atti relativi al ciclo di vita dell’appalto, dalla fase di programmazione al collaudo, passando per quelli progettuali e esecutivi. Strumento questo che diventa essenziale per l’implementazione delle diverse banche dati previste dalla normativa di settore, per la costante rendicontazione e che, se reso accessibile all’utenza esterna (con gli opportuni accorgimenti), diventa fonte di conoscenza a tutto tondo.
Tempo: aggiornamento contestuale all’evoluzione dell’appalto a cura delle figure coinvolte a diverso titolo
9. Valutare performance individuali e di staff in base ai risultati conseguiti in relazione agli obiettivi prefissati con sistemi di premialità che esulino da quelli previsti per legge art. 113 D.Lgs. 50/2016 (valorizzazione del lavoro in sè, progressione di carriera interna, acquisizione di posizione organizzativa, visibilità, possibilità di partecipare a percorsi formativi specializzanti etc..)
Tempo: valutazione annuale
10. Nel caso di gare aggiudicate con OEPV, rendere obbligatorio il collaudo tecnico amministrativo in corso d’opera anche sotto la soglia stabilita dalla normativa per garantire una verifica effettiva della commissione esterna incaricata, dell’attuazione dell’offerta tecnica migliorativa dell’aggiudicatario.
Tempo: durata del cantiere incluso i tempi del collaudo
11. Pensare all’istituzione di commissioni di valutazione dell’intervento con persone non facenti parte del ciclo dell’appalto che a distanza di 2-4-6 anni dal collaudo, possano accertare la durabilità delle soluzioni adottate, la loro efficacia (garantita sulla carta), verificare l’attuazione degli interventi previsti dal piano di manutenzione e stilare dei rapporti da inviare al direttore dei lavori e alla stazione appaltante affinchè si prenda atto delle eventuali carenze esecutive venute a galla, o si constati la buona riuscita dell’azione nel tempo grazie alle scelte tecniche e alla corretto modus operandi. Sarebbe interessante creare commissioni eterogenee composte anche da funzionari in quiescenza, rappresentanti di ordini professionali, cittadini, imprenditori del settore etc..per valutazioni di ampio respiro.
Tempo: valutazione post collaudo a cadenza biennale
Obiettivo 3- PARTECIPAZIONE ATTIVA:
Comunicare ai potenziali fruitori dell’opera, del bene o del servizio gli sviluppi in itinere e finali rispetto agli obiettivi di progetto coinvolgendo e stimolando la partecipazione attiva della società civile e creare terreno fertile affinchè, da un lato, l’operatore economico sia invogliato a consolidare la sua buona reputazione e dall’altra, il funzionario pubblico possa acquisire consensi pubblici e consolidare il suo ruolo di “super cittadino” a servizio della collettività.
Azioni riferite all’Obiettivo 3:
12. Istituire un Open day annuale nel quale l’amministrazione apra le porte degli uffici alla cittadinanza e mostri le attività in essere.
Tempo: cadenza annuale
13. Promuovere la pratica del “Cantiere aperto” con visite guidate condotte dagli attori dell’esecuzione rivolte ai colleghi, a gruppi scolastici, a professionisti esterni, ad associazioni di categoria, a cittadini interessati.
Tempo: cadenza bimestrale
14. Pubblicare sul sito istituzionale report mensili relativi allo stato di avanzamento dei cantieri con foto, descrizioni, costi sostenuti, tempi impiegati, risultati e obiettivi man mano perseguiti, video che raccolgano le esperienze di tutti i soggetti coinvolti
Tempo: cadenza mensile
15. Coinvolgere la cittadinanza con attivazione sul sito istituzionale di forum, sondaggi su qualità auspicata e percepita.
Tempo: dalla fase di programmazione a fine esecuzione.

[Enrico PiccatoPartecipante]

Il piano mette in evidenza il fatto che in taluni contesti, come nell’esecuzione dei contratti di appalto, la PA, diversamente da ciò che parrebbe da un punto di vista meramente formale, non gode affatto di una posizione di supremazia sui privati e, anzi, rischia di esserne vittima. Bene investire in formazione continua e condivisa tra funzionari.
Per restare nell’ambito cittadino, il punto 14. mi ha ricordato la vicenda del prolungamento della Metropolitana di Torino da Piazza XVIII dicembre a Lingotto. Mi pare che in allora la trasparenza fosse stata ben maggiore di quanto non sia stata nell’ultimo prolungamento della linea, appena conclusosi: forse è una coincidenza, ma a minor trasparenza si è accompagnata una dilatazione inverosimile dei tempi di consegna.

[Autore]

Articoli