Il RUP: responsabilità e adempimenti

[Giuseppe PuglisiPartecipante]

>Problema
Il Responsabile unico del progetto è la figura fondamentale nel ciclo vita di ogni appalto, dalla fase di progettazione fino a quella di esecuzione del contratto di appalto; svolge importanti compiti e assume specifiche responsabilità che hanno come obiettivo quello di garantire la correttezza e l’efficacia delle procedure. Il RUP svolge, nei limiti delle proprie competenze professionali, anche le funzioni di direttore dell’esecuzione del contratto. L’ufficio di RUP è obbligatorio e non può essere rifiutato. Di seguito alcuni degli adempimenti del RUP – ALLEGATO I.2 – Attività del RUP (Art. 15, comma 5, del Codice)
• verifica i progetti per lavori di importo inferiore a un milione di euro
• sottoscrive la validazione del progetto posto a base di gara
• accerta e attesta le condizioni che richiedono di non suddividere l’appalto in lotti
• provvede all’acquisizione del CIG nel caso in cui non sia nominato un responsabile per la fase di affidamento;
Compiti RUP fase di affidamento:
• effettua la verifica della documentazione amministrativa qualora non sia nominato un responsabile di fase
• svolge la verifica di congruità delle offerte in caso di aggiudicazione con il criterio del minor prezzo;
• svolge la verifica sulle offerte anormalmente basse

Compiti RUP fase di esecuzione:
• impartisce le istruzioni al direttore dei lavori
• vigila sul rispetto degli oneri della sicurezza relativi alle prestazioni affidate in subappalto
• assume il ruolo di responsabile dei lavori, per garantire il rispetto delle norme sulla sicurezza e salute dei lavoratori sui luoghi di lavoro
• autorizza le modifiche dei contratti di appalto in corso di esecuzione anche su proposta del direttore dei lavori;
• approva i prezzi relativi a nuove lavorazioni originariamente non previste, determinati in contraddittorio tra il direttore dei lavori e l’impresa affidataria
• irroga le penali per il ritardato adempimento degli obblighi contrattuali in contraddittorio con l’appaltatore, anche sulla base delle indicazioni fornite dal direttore dei lavori;
• ordina la sospensione dei lavori per ragioni di pubblico interesse o necessità
• propone la risoluzione del contratto ogni qualvolta se ne realizzino i presupposti;
• rilascia il certificato di pagamento, previa verifica della regolarità contributiva
• rilascia il certificato di pagamento all’esito positivo del collaudo o della verifica di conformità

Di rilevante importanza sono gli adempimenti verso ANAC, in particolare nell’ambito del processo di digitalizzazione, al RUP spetta l’incarico di gestire la comunicazione con i sistemi ANAC, deve:
• Disporre di un profilo applicativo all’interno del sistema di ANAC PCP – Piattaforma Contratti Pubblici, tramite accesso con SPID o CIE.
• Scegliere le apposite schede ANAC per le differenti attività relative alla procedura di affidamento – come, ad esempio, la creazione dell’appalto o la richiesta del CIG
• Assicurarsi che la trasmissione delle comunicazioni ad ANAC sia tempestiva. “L’omissione di informazioni richieste, il rifiuto o l’omissione di attività necessarie a garantire l’interoperabilità delle banche dati coinvolte nel ciclo di vita dei contratti pubblici costituisce violazione di obblighi di transizione digitale”, ai sensi dell’art. 23 del Codice.

Sta al RUP valutare con attenzione qual è il percorso digitale più corretto in base alle caratteristiche del contratto da eseguire, tenendo conto degli eventi che si sono verificati nel corso dell’esecuzione, che ANAC richiede di comunicare tramite scheda. Il Responsabile Unico di Progetto deve infatti verificare che i dati inviati siano esaustivi e corretti, oltre che inviati tempestivamente, ovvero non appena li si ha a disposizione (entro un tempo ragionevole).

Inoltre, al RUP spetta la gestione di ulteriori piattaforme come FVOE per la verifica degli OE
(gli OE devono profilarsi sul FVOE per autorizzare le stazioni appaltanti ad eseguire le verifiche atte all’affidamento, però spesso vi è scarsa informazione tra gli OE e SA), altre piattaforme di monitoraggio, come BDAP – MOP – REGIS, ecc …
In riferimento a quanto tutto sopra esposto, si può ben comprendere quanto numerosi siano gli adempimenti e le responsabilità del RUP.
Ad oggi, di fatto, per molti RUP, costretti ad operare in un contesto di carenza di organico e con conseguente sovraccarico di lavoro, non risulta spesso possibile riuscire a gestire ed ottemperare a tutti gli adempimenti nel rispetto delle tempistiche richieste. A questo si aggiungono, inoltre, difficoltà nella gestione degli applicativi, connesse ad un non ottimale funzionamento delle piattaforme relativamente alla interoperabilità o interazione tra le stesse.
Nello specifico, la non completa definizione di alcune funzionalità delle piattaforme (ad esempio: impossibilità di deleghe per gli accessi – login tramite SPID – al personale di supporto al RUP, ecc) rischia di rallentare, se non di bloccare i processi, con conseguente minor efficacia degli strumenti volti a garantire l’anticorruzione e la trasparenza, e maggiore probabilità di errori o dimenticanze.

Destinatari diretti: dipendenti pubblici
Destinatari indiretti: imprenditori, istituzioni, ordini professionali, forze dell’ordine

Obiettivo 1
Dotare le amministrazioni di un sistema di gestione/controllo interno, con individuazione specifica di ruoli e mansioni

Obiettivo 2
Snellire e velocizzare le procedure implementando gli applicativi e le funzionalità delle piattaforme.

Obiettivo 3
Garantire formazione e continuo aggiornamento, basato su casi pratici, favorendo il confronto e lo scambio di conoscenze tra le diverse aree/uffici.

Azione 1 (riferita a obiettivo 1)
Maggiore tutela verso i RUP istaurando dei sistemi di controllo “Audit” atti a verificare in maniera sistematica, indipendente, oggettiva e documentata, se le molteplici attività o processi svolti, sono conformi alle disposizioni di legge. La procedura dovrà essere eseguita da una struttura (interna o esterna) avvalendosi di strumenti digitali per gestire in maniera organizzata, veloce e automatica i controlli.
Garantire delle squadre effettive ed operative di supporto ai RUP anche per gli adempimenti verso ANAC.
Prevedere una idonea polizza assicurativa per tutti i funzionari che rivestono incarichi di RUP

Azione 2 (riferita a obiettivo 2)
Processi per sburocratizzare, semplificare e digitalizzare basati su casi concreti, reali ed applicabili.
Ridurre, per quanto possibile, il numero degli applicativi/piattaforme semplificandone l’utilizzo e rendendole intuitive ed interconnesse tra loro.
Realizzare delle identità di accesso riferite alle SA e non personali dei RUP
Selezionare figure adeguate a ricoprire cariche dirigenziali che siano competenti, formati e dei veri leader.

Azione 3 (riferita a obiettivo 3)
Garantire un aggiornamento costante del personale tecnico ed amministrativo focalizzato su casi pratici.
Adottare/incrementare la comunicazione tra uffici interni e di altre amministrazioni, in modo da poter avere dei confronti immediati e scambi di conoscenze e competenze.
Rendere snello e semplice il flusso e lo scambio delle informazioni sia all’interno dell’amministrazione che verso l’esterno (scambio informazioni tra uffici, scambio informazioni con enti e soggetti esterni)

[Veronica ValentiPartecipante]

Ciao Giuseppe,
ho apprezzato particolarmente il taglio pratico della tua proposta.
A tal proposito, mi permetto di sottolineare come sia necessario che ANAC intervenga tempestivamente per implementare le modalità di accesso alle sue piattaforme, consentendo l’accesso non solo tramite SPID personale del RUP ma anche tramite SPID di soggetti individuati ad hoc dalla Stazione Appaltante.
I RUP, infatti (gli unici ad oggi che possono utilizzare in modo completo le piattaforme ANAC), sono tendenzialmente non solo tecnici (quindi di professione ingegneri, architetti) ma anche dirigenti.
Alla luce di quanto sopra, a mio avviso, è difficile pensare che a) il Dirigente si metta a svolgere mansioni così pratiche (non avendone il tempo); b) il RUP sappia precisamente per ciascuna gara quali documenti scaricare dal FVOE o quali schede trasmettere.
E’ chiaro che per tali attività i RUP si faranno coadiuvare da dipendenti dell’Ufficio gare, quindi perché non consentire ai dipendenti dell’Ufficio gare, previamente individuati dal Dirigente, di operare autonomamente sulle piattaforme, circostanza che peraltro consentirebbe una riduzione delle tempistiche di adempimento a tali oneri?
Per concludere, ricollegandomi ai contenuti della tua proposta, il mio auspicio è che ANAC intervenga modificando il sistema ora in uso di accedere al FVOE o alla banca dati nazionale dei contratti pubblici per la trasmissione delle schede.

[Nicola Di StasioPartecipante]

Ciao Giuseppe.
Concordo con quanto hai rappresentato. Mi permetto di fare solo un paio di osservazioni:
Azione 1 (riferita all’Obiettivo 1): Forse potrebbe essere sufficiente realizzare un processo (anche semplice tipo flows-heet), con uno scadenziario associato, invece di nominare un gruppo di lavoro o una persona dedicata esclusivamente ai controlli interni. Mi sembra che gli strumenti digitali previsti nel tuo piano vadano già in questa direzione.
Azione 2 (riferita all’Obiettivo 2): Concordo assolutamente, ma negli incentivi tecnici dovrebbero essere ricompresi gli oneri per copertura assicurativa per attività di RUP, salvo nei casi di colpa grave.

[Rita SaiuPartecipante]

Ciao da Rita alias lo studente Paperino,
Ho colto anch’io gli sunti pratici che emergono dalla discussione. Mi inserisco per comunicare che dal 1mo gennaio 2025 il Ministero della salute (dove io lavoro) ha trasformato la sua struttura organizzativa: Decreto 21 novembre 2024, GURI SG n. 294 del 16 dicembre 2024. Nella nuova struttura la Direzione generale delle risorse umane e del bilancio si trova la stazione appaltante del Ministero e l’unità di gestione dei contratti per le materie di competenza del Sistema informativo sanitario.
Aggiungo solo che molto importante è la gestione della fase di programmazione.

[Alessandro RautiPartecipante]

Ciao Giuseppe, trovo molto interessante il tuo piano. L’eccessiva burocratizzazione e la mancata connessione tra le differenti banche dati rende il lavoro molto farraginoso quindi ben vengano le soluzioni da te proposte. La costante formazione dei dipendenti ed un maggiore e più trasparente accesso alle risorse è di fondamentale importanza per poter operare al meglio.
Sinceramente non capisco perché il RUP debba accedere con le proprie credenziali SPID e non venga dotato di “accesso qualificato”.

[Michele BadaluccoPartecipante]

Buona sera Giuseppe, a mio avviso il tuo elaborato offre un’analisi accurata e ben strutturata del ruolo del Responsabile Unico del Progetto (RUP), evidenziando in modo efficace le criticità e proponendo soluzioni concrete. Penso che la PA dovrebbe valorizzare chi si “espone” per scelta o per sorte ad assolvere questo incarico, definendo percorsi premianti di carriera. Questo incentiverebbe la voglia e volontà di assumersene l’onere. Nel mio ambito lavorativo difficilmente accade. Auspico altresì per il futuro un’unica piattaforma integrata; Sviluppare una piattaforma unica che integri tutte le funzionalità attualmente disperse su diversi applicativi (ANAC, FVOE, BDAP, BDNA ecc.) ridurrebbe notevolmente il frammentario impiego di risorse umane che si potrebbero dedicare a compiti più complessi.

[Giuseppe PuglisiPartecipante]

Ciao Veronica,
grazie mille, sono contento che sia arrivato, in modo chiaro, il mio tentativo di affrontare l’argomento con un taglio prettamente pratico. Ritengo che sia assolutamente necessario che ANAC intervenga tempestivamente per implementare le modalità di accesso alle sue piattaforme, in quanto è assolutamente condivisibile quanto da te individuato ai punti a) e b). I RUP dovrebbe essere coadiuvato soprattutto in questo tipo di attività, anche perché, spesso l’elevato numero di incarichi non risulta facilmente gestibile.

[Giuseppe PuglisiPartecipante]

Ciao Nicola,
grazie per le tue osservazioni.
Volevo precisare che, per quanto di mia conoscenza, nonostante la tua osservazione risulti corretta, ad oggi, di fatto, tale adempimento non trova riscontro in alcuna procedura messa in atto dalle amministrazioni, che non forniscono indicazioni ai funzionari sulle modalità di ripartizione dell’incentivo in riferimento alla percentuale da destinare alla copertura assicurativa.

[Giuseppe PuglisiPartecipante]

Ciao Rita,
grazie per il tuo intervento e l’informazione condivisa.

[Giuseppe PuglisiPartecipante]

Ciao Michele,
condivido pienamente che la PA dovrebbe valorizzare chi si “espone” definendo percorsi premianti di carriera, in modo da incrementare la voglia e volontà di assumersene l’onere. Purtroppo, finora, nemmeno nel mio ambito lavorativo accade.

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