La completezza dell’informazione ai fini del controllo sociale e responsabilità

[Giovanni Maria CaggianoPartecipante]

TITOLO: “la circolarità dei dati per la completezza dell’informazione ai fini del controllo sociale e dell’identificazione delle responsabilità”
PROBLEMA: Sebbene le pubbliche amministrazioni con più di 50 dipendenti, sia ai fini dell’identificazione degli eventi esposti al rischio corruzione, della relativa analisi e valutazione che ai fini dell’attuazione della trasparenza (e dunque della definizione della sezione “Rischi corruttivi e trasparenza” del PIAO), operino (o cerchino di farlo) una mappatura completa dei propri procedimenti amministrativi, spesso quest’ultima, negli enti con molte diramazioni, non è debitamente svolta oltre che non esaustivamente conosciuta dal complesso dei lavoratori, e conseguentemente ancor meno conoscibile dall’utenza di riferimento (alla quale non può essere richiesto di addentrarsi, di volta in volta, nella disanima approfondita del PIAO). Ancora oggi, in molti casi, non vi è un’indicazione, sui siti degli enti, su opuscoli informativi, su statuti interni ecc. di mappe organizzative complete ufficio/elenco di tutti i procedimenti di competenza, tradendo la puntuale trasposizione delle informazioni più dettagliate riportate nel PIAO di riferimento. (qui il link di reindirizzamento al PIAO del MEF: vds. in particolare All. 5 e All.7).
Ciò comporta, nelle peggiori delle ipotesi:
– da parte attiva, un blocco dell’attività amministrativa allorquando vi è ignoranza, impossibilità o remissione nell’individuare il destinatario competente, soprattutto con riferimento a quelle attività collaterali che, non rivestendo un carattere di rilevanza primaria, sfuggono più agevolmente ad un controllo sull’effettiva esecuzione delle stesse e sulla corretta, completa e/o tempestiva circolarità dei dati, e si insinuano in zone d’ombra sottoposte a minori controlli. Ciò, oltre a provocare la perdita di dati/informazioni che permetterebbero di raggiungere la piena efficacia ed efficienza dell’attività amministrativa unitariamente intesa -anche ai fini di eventuali, non ancora definiti e diversi sviluppi futuri-, è causa di potenziali danni per la PA, sia nei casi in cui si va a pregiudicare il compimento di attività dovute da parte del non informato destinatario (quando la non trasmissione avviene per non conoscenza/individuazione dei compiti altrui da parte dal possessore del dato) che peggio ancora, nei casi in cui si sfruttano dette condizioni al fine di attuare condotte corruttive (intese in senso ampio);
– da parte passiva, gli utenti finali non godono di strumenti completi e facilmente intellegibili:
a) nè per lo svolgimento di quel controllo sociale democratico e generalizzato sugli enti, cui ogni cittadino ha diritto/dovere;
b) nè per la ricerca delle competenze di cui si necessita per perfezionare interessi particolari, soprattutto se trasversali all’attività di più uffici dello stesso ente – o peggio di più amministrazioni – subendo il più delle volte il cd. scaricabarile seriale. Questo scenario può ingenerare, anche a seconda dell’interesse particolare e della genuinità delle intenzioni del cittadino:
– l’esasperazione del rapporto con il privato, il quale nell’estremo tentativo di vedersi riconosciute le proprie aspettative, attiva un ricorso giurisdizionale citando, quali convenuti, anche uffici non competenti. Questi ultimi, al fine di far accertare la propria carenza di legittimazione passiva, devono dunque istruire la pratica legale e costituirsi in giudizio – in molti casi, come quelli di cui all’art. 417bis c.p.c., dell’art. 158 c.g.c., dell’art. 6 d.lgs 150/2011 direttamente in prima persona dovendo distrarre, da altri e più validi fabbisogni, tempo e risorse per far fronte a contenziosi del tutto evitabili);
– al verificarsi di fenomeni corruttivi e concussivi.
DESTINATARI DIRETTI: RPCT, complesso delle strutture di ausilio e supporto al RPCT, dirigenti delle strutture organizzative
DESTINATARI INDIRETTI: dipendenti pubblici, privati cittadini, altre pubbliche amministrazioni
OBIETTIVI:
Obiettivo 1: mappare con maggior dettaglio gli uffici ed i relativi procedimenti di competenza, rendendo gli esiti più facilmente conoscibili ed intellegibili, in primis per l’utenza, ma anche per gli altri addetti ai lavori/alter amministrazioni. Pubblicazione degli stessi
Obiettivo 2: individuazione delle zone d’ombra in cui si si svolgono attività sottoposte a minor controllo, che facilitano un utilizzo distorto della discrezionalità, in danno alla PA, sviluppando all’esito ulteriori strumenti e tipologie di controllo. Regolamentazione più efficace dei processi.
Obiettivo 3: sviluppo di un dataset di indicatori spia di maladministration per Amministrazioni Centrali, da valutare per i successivi PIAO, sulla scia da quanto fatto dall’ANAC a partire dal 2022 con la sezione del proprio sito “Misura la Corruzione”. Previsione di confronti/protocolli con altre Amministrazioni conseguentemente all’analisi dei risultati emersi dall’applicazione degli indicatori.
AZIONI:
Azioni riferite all’ obiettivo 1:
– Partendo dalla ricognizione dei procedimenti amministrativi di competenza di ciascuna amministrazione con più di 50 dipendenti (solitamente riportati con codifiche e diciture non di immediate intellegibilità), svolgere gli opportuni aggiornamenti (coinvolgendo, in considerazione dell’articolazione dell’amministrazione, oltre che le sottostrutture organizzative per il tramite della dirigenza, anche gli eventuali plurimi uffici delle relazioni con il pubblico);(60GG)
– Formare gli elenchi, anche attraverso l’utilizzo sperimentale dell’intelligenza artificiale, dei procedimenti di competenza dei singoli uffici (per lo meno a rango di uffici presieduti da dirigenza), semplificandoli linguisticamente secondo chiarezza ed efficacia, tenendo in considerazione l’utenza di destinazione. Nel caso di Uffici con troppe competenze, valutare di suddividere gli stessi in Servizi sotto incardinati; (45GG)
– Schematizzare in mappe tali elenchi, anche attraverso l’utilizzo sperimentale dell’intelligenza artificiale, indicando gli altri uffici/amministrazioni con cui si potrebbe aver bisogno di interfacciarsi per determinate attività/interessi (per lo meno le più ricorrenti); (45GG)
– Pubblicare gli elenchi e le relative mappe sui siti di ciascuna struttura organizzativa, metterli a disposizione dell’utenza all’ingresso delle strutture stesse (per quelle che hanno rapporti con il pubblico), nonchè diffonderne la conoscenza con il personale. Per offrire uno strumento ulteriore di ricerca, pubblicare come allegato -indicandolo- anche l’elenco originariamente formato (di solito quello che viene riportato nel PIAO); (20GG)
– Rilevazione sistematica della customer satisfiction, con report annuali. (SEMPRE)
Azioni riferite all’obiettivo 2:
– Creazione di uno schedario comune (informatizzato) per tutta l’Amministrazione unitariamente intesa, in modo da poter verificare, nello svolgimento di una pratica da parte di un Dipartimento-Ufficio, se lo stesso soggetto è stato promotore/oggetto di procedimenti anche da parte di altri Dipartimenti-Uffici dell’Amministrazione, valutando in concreto l’opportunità/necessarietà di prenderne conoscenza (chiedendolo con motivazione) ai fini della definizione del procedimento in essere; (1 ANNO)
– Controllo a campione delle attività messe agli atti, basandosi su indici come il numero di volte in cui un dipendente mette agli atti le pratiche (sia che per sua valutazione che in base ad una direttiva impartita dal proprio responsabile/dirigente). All’esito dell’analisi, se necessari, adozione di eventuali provvedimenti disciplinari; (2 VOLTE/ANNO)
– Dopo aver individuato le criticità, prescrivere meglio i flussi comunicativi interni per una corretta, completa e/o tempestiva circolarità dei dati. (30GG PER 2 VOLTE/ANNO)
Azioni riferite all’obiettivo 3:
– Sviluppo di un indicatore che rilevi annualmente il numero di volte in cui nei giudizi vi è l’accertamento della carenza di legittimazione passiva dell’Amministrazione, da svolgere presso i propri uffici legali e presso le Avvocature Distrettuali dello Stato (nei casi di patrocinio obbligatorio o facoltativo azionato) con indicazione presuntiva delle ore lavorative complessivamente dedicate alla trattazione di detti contenziosi. All’esito, indicazione più efficace per il tramite dei propri canali comunicativi, delle ipotesi di incompetenza, rivolgendosi in particolare agli Ordini degli Avvocati; (90 GG E POI 1 VOLTA/ANNO)
– Sviluppo di un indicatore che rappresenti l’ammontare delle spese di giudizio alla cui refusione si è stati condannati in ragione della mancata/non tempestiva circolarità dei dati tra uffici dello stesso ente o di diverse amministrazioni (ad es. contenziosi in cui si è stati condannati e nei quali si è rimasti contumaci a causa della non tempestiva individuazione e comunicazione del ricorso all’Ufficio competente, sebbene correttamente notificato all’Amministrazione/Avvocatura dello Stato); (90 GG E POI 1 VOLTA/ANNO)
– Sviluppo di un indicatore che conteggi il numero di volte in cui si viene convocati in giudizio con altre Amministrazioni dello Stato, dettagliando le stesse nonchè l’esito favorevole/sfavorevole del giudizio. All’esito valutare l’opportunità di un raccordo operativo con le Amministrazioni con cui vi sono più ricorrenze o con le quali emerge un minor raccordo operativo, promuovendo la stipula di protocolli d’intesa con le stesse; (90 GG E POI 1 VOLTA/ANNO)
– Sviluppo di un indicatore, che conteggi il numero di casi di corruzione, concussione e conflitto di interessi accertati tra il personale dipendente. (90 GG E POI 1 VOLTA/ANNO)

Studente: Giovanni Maria Caggiano

[Rita SaiuPartecipante]

Ciao da Rita alias lo Studente Paperino,
Trovo interessante le argomentazioni sugli indicatori. Facendo un passo in avanti si potrebbe pensare ad indici adeguati, che non siano calati dall’alto ma partano dalla diretta esperienza di chi opera.

[Michele BadaluccoPartecipante]

Buongiorno Giovanni Maria. Il tema espresso sulla la scarsa circolarità dei dati nella PA, fonte di inefficienza, opacità e corruzione è centrale. Gli strumenti a nostra disposizione nonché la stessa percezione dei problemi che il personale deve affrontare, ne è indubbiamente negativamente gravato. La proposta di mappare i procedimenti e monitorare le criticità è positiva, ma richiede un impegno concreto per riorganizzare i processi e promuovere la trasparenza, cosa che purtroppo dubito si possa fare con efficacia se non c’è un forte spinta sull’informatizzazione dei processi con piattaforme in grado di interagire tra loro. MI sembra la strada da perseguire con decisione.

[Alessandro RautiPartecipante]

Ciao Giovanni Maria, trovo interessante l’idea sviluppare degli indici partendo dalla mappatura di uffici e relativi procedimenti al fine di avere una visione più chiara e globale dell’ente e del contesto in cui si opera. L’implementazione dell’A.I., da molti auspicata, richiederà ancora del tempo ma i benefici saranno innegabili.

[Autore]

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