Le fasi del processo approvvigionativo: queste sconosciute.

[Domenico CalabresePartecipante]

Problema:
La scarsa preparazione e conoscenza delle procedure nell’ambito delle varie fasi (programmazione, progettazione, affidamento, esecuzione), la mancanza di processi semplificati e pienamente digitalizzati e l’assenza di procedure standardizzate e di piani di mappatura e di gestione del rischio, possono generare problemi di maladministration.

Destinatari diretti: dipendenti pubblici (operatori, quadri, dirigenti).

Destinatari indiretti: cittadini, operatori economici.

Obiettivo 1:

preparare il personale sia sotto l’aspetto teorico che pratico, nell’ambito delle varie fasi della procedura approvvigionata nella quale si trovano ad operare.

Obiettivo 2:

utilizzare piattaforme elettroniche e digitalizzazione dei processi al fine di prevenire fenomeni di maladministration, corruttivi e devianti.

Obiettivo 3:

adottare procedure e strumenti anticorrutivi, di mappatura dei processi e di gestione del rischio.

Azione 1 (riferita a obiettivo 1):

Preparare il personale sotto l’aspetto teorico attraverso una formazione avanzata e specifica su tutte le fasi suindicate. Far svolgere dei percorsi esperienziali (training on job) che consentano al personale di poter conoscere tutto il processo approvvigionativo. In tale senso potrebbe essere utile valutare una rotazione negli incarichi che consenta non solo l’acquisizione di conoscenze multidisciplinari, uno sharing informativo ma anche evitare fenomeni corruttivi e di maladministration. Far conoscere al personale gli indici impiegati da ANAC e gli elementi più significativi del PTPC, nonché inviare periodicamente la relazione annuale ANAC. Prevedere delle riunioni periodiche per fare azione informativa sui fenomeni corruttivi.

Tempo: tempistiche diversificate in funzione delle varie sub-azioni.

Azione 2 (riferita a obiettivo 2):

Adottare il più possibile strumenti informatici che gestiscano tutti i processi interni affinché gli stessi processi e le decisioni possano essere tracciate in modo trasparente.

Tempo: variabile in funzione del livello tecnologico della propria amministrazione.

Azione 3 (riferita a obiettivo 3):

Uno strumento da utilizzare è quello dell’auditing interno che si deve concretizzare in riunioni con il personale, per valutare l’efficacia e il funzionamento dei processi interni. Un’attività di controllo che potrebbe essere realizzata da team esterni alla propria area funzionale, con lo scopo di individuare le possibili inefficienze con l’obiettivo di migliorare l’efficienza dei processi con lo scopo di migliorare la gestione del rischio corruttivo.
Tempo: riunioni con il personale settimanali; team esterni di auditing semestrali.

I punti suindicati richiamo i concetti di semplificazione, trasparenza e qualificazione delle stazioni appaltati indicati da ANAC nell’ultima relazione annuale.

• Questo argomento è stato modificato 1 anno, 9 mesi fa da  Domenico Calabrese.

[Giuseppe SilvestroPartecipante]

Problema fortemente sentito soprattutto in ambito Difesa. Problema generazionale? forse.

[Elena MerlattiPartecipante]

Ritengo che l’azione: “Un’attività di controllo che potrebbe essere realizzata da team esterni alla propria area funzionale, con lo scopo di individuare le possibili inefficienze”, sia molto interessante. Una sorta di “nucleo di valutazione”, ma con scopo preventivo in quanto spesso, soprattutto a causa della mancata conoscenza ed esperienza, si rischiano errori procedimentali o valutativi che in questo caso potrebbero essere evidenziati e perlomeno non reiterati.

[Davide RossoPartecipante]

In merito all’obiettivo 2 (utilizzare piattaforme elettroniche e digitalizzazione dei processi al fine di prevenire fenomeni di maladministration, corruttivi e devianti), benché concordi con la necessità di digitalizzazione ai fini di semplificazione, trasparenza ed efficienza dell’attività amministrativa, vorrei lanciare un monito.
La digitalizzazione genera semplificazione ed efficienza SOLO se a monte c’è una chiara analisi dei processi e una visione consapevole delle esigenze e delle varie fasi del procedimento da informatizzare.
Se ciò manca, lo sviluppatore della piattaforma, lasciato a briglia sciolta, rischia di produrre più inefficienza di quella che dovrebbe eliminare.
Emblematico è il “GO lIVE” della nuova piattaforma MEPA del maggio 2022. Una piattaforma sviluppata si direbbe senza la più pallida idea di cosa sia e come debba funzionare una piattaforma appalti, tanto che ancora oggi a 8 mesi dal rilascio l’operatore economico non ha accesso ai documenti caricati dalla Stazione appaltante nella sezione “Stipula” (occorre inviarli tramite la funzione Comunicazioni o a mezzo pec!).
Solo recentemente è stata corretta un’altra “curiosità”, che consentiva alla stazione appaltante di rispondere alle richieste di chiarimenti dei partecipanti a una RDO solo dopo la data di presentazione delle offerte!!

Ciò per dire che se dietro l’intelligenza artificiale manca quella umana la digitalizzazione non produrrà gli effetti desiderati.

[Rosangela VillellaPartecipante]

Sono d’accordo sul privilegiare quali strumenti per conferire integrità all’attività delle pubbliche amministrazioni formazione, condivisione delle conoscenze e delle informazioni, rotazione di incarichi per acquisire conoscenze multidisciplinari e digitalizzazione.
Ritengo interessante la proposta dell’azione 3 di istituire un’attività di controllo affidata a team esterni all’area funzionale oggetto di esame. La terzietà del soggetto controllante può essere molto utile ad individuare rischi corruttivi nei procedimenti che gli addetti ai lavori potrebbero in buona fede non aver notato o sottovalutato.

[Roberta SalernoPartecipante]

Anche nella mia realtà ho riscontrato questa problematica che, a mio avviso, deriva anche da mancanza di stabilità del personale che si occupa delle procedure di affidamento.
Nella mia realtà (azienda sanitaria) sarebbe utile la creazione di un pratico regolamento interno all’ufficio con specifiche indicazioni sulle modalità da seguire per ogni tipologia di affidamento, forniture beni o servizi, sopra o sotto soglia etc. Creando altresì dei modelli tipizzati per le varie procedure (che devono poi necessariamente essere adattati al caso di specie).
A queste due annotazioni pratiche aggiungerei la necessità di frequenti confronti con i colleghi del medesimo ufficio per condividere perplessità, problematiche, necessità di formazione… Aumentando il confronto si ha possibilità anche di imparare a vicenda gli uni dagli altri.

[Paola NovaraPartecipante]

A mio avviso è fondamentale la programmazione che consente di non fare acquisti in situazione di emergenza rischiando di fare errori. Fino a qualche tempo fa si tendeva a non programmare data l’assegnazione con il contagocce delle risorse finanziarie, ma ora con lo strumento dell’accordo quadro questo aspetto è stato superato, per cui non ci sono più scusanti all’assenza di programmazione.

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