Potenziamo la “funzione acquisti" dell'Ateneo!

[Elisa RotelliPartecipante]

Problema
Il personale dell’Ateneo preposto agli acquisti si muove in un contesto caratterizzato da:
– Stringenti vincoli temporali connessi al soddisfacimento delle esigenze di funzionamento dell’Università e alle scadenze dettate dai progetti di ricerca finanziati dalla Comunità europea, dal MUR, da altri enti pubblici e da soggetti privati;
– Complessità gestionale, dovuta alla peculiarità delle esigenze connesse alla ricerca scientifica, in un contesto caratterizzato da un mutamento costante dei vincoli normativi;
– Una non ancora diffusa cultura della pianificazione, che potrebbe comportare revisioni continue del programma degli acquisti e delle priorità, sovraccarico di lavoro, ritardi ed incertezze riguardo al rispetto delle tempistiche;
– Necessità di soddisfare le esigenze di differenti attori (docenti, Unità Organizzative, ecc.), non sempre pienamente consapevoli dei limiti previsti dalla normativa vigente in materia di contratti pubblici, che operando in network complessi e articolati, anche a stretto contatto con le realtà imprenditoriali locali, sono sottoposti a particolari rischi di interferenza da parte di operatori economici che cercano di mantenere delle rendite di posizione in determinate aree di attività dell’Ateneo.
La soluzione proposta è orientata a consentire il raggiungimento degli obiettivi connessi all’espletamento del processo di acquisto nel rispetto dei vincoli temporali di volta in volta imposti dagli enti finanziatori e/o dallo schedule di progetti o programmi, garantendo al contempo un’attività di vigilanza attiva da parte dei funzionari che operano in ambito acquisti, al fine di implementare le più adeguate strategie di contenimento del rischio di maladministration.
L’Autorità Nazionale Anticorruzione ha da sempre attribuito alla formazione dei dipendenti pubblici una particolare attenzione, come evidenziato anche nella “Relazione annuale 2020”, presentata alla Camera dei Deputati il 18 giugno 2021, in quanto la presenza di funzionari pubblici formati e capaci d’agire attraverso l’implementazione di soluzioni e metodi efficienti, efficaci e innovativi è strumentale alla prevenzione della maladministration.
Con riguardo al tema della formazione, l’Università di Bologna ha previsto nel proprio Piano di Prevenzione della Corruzione 2021-2023, al par. 5.3, una proposta formativa, integrata di anno in anno nell’ultimo quinquennio e finalizzata all’acquisizione e al consolidamento delle competenze del personale. Ciononostante, l’aumento di complessità nella gestione dei processi di acquisto e le sfide cui le amministrazioni sono sottoposte nel contesto in continuo mutamento in cui operano, richiederebbe probabilmente un intervento più incisivo, che consenta un effettivo investimento in capitale umano.
La soluzione qui proposta, partendo dalle considerazioni sopra esposte, si focalizza sul potenziamento della “funzione acquisti”, sia a livello dell’Amministrazione centrale, che a livello delle Strutture (ad es. i Dipartimenti) dotate di autonomia gestionale dell’Ateneo.

Destinatari diretti: dipendenti pubblici

Destinatari indiretti: imprenditori, cittadini, associazioni, magistratura, forze dell’ordine.

Obiettivi
Obiettivo 1
Aumentare il numero di risorse con competenze specialistiche in materia di appalti
[con un adeguato numero di risorse competenti è possibile approfondire adeguatamente i singoli casi, nonché garantire un’adeguata progettazione degli acquisti e gestione della procedura di affidamento]
Obiettivo 2
Garantire la formazione permanente del personale che si occupa di acquisti
Obiettivo 3
Aumentare il livello di consapevolezza e di autoefficacia in merito agli aspetti etici connessi alla gestione dei processi di acquisto
Obiettivo 4
Adozione di un assetto organizzativo agile e adattivo, funzionale a gestire problemi complessi e a individuare risposte adeguate rispetto alle sfide poste dal contesto di riferimento

Azioni obiettivo 1
Azione 1
Individuare le competenze necessarie per operare efficacemente in ambito acquisti
Entro 3 mesi prima dell’approvazione del PIAO
Azione 2
Mappare il fabbisogno di personale qualificato, basandosi su dati storici (volume acquisti, numero di pratiche per persona per livello di difficoltà)
Entro 2 mesi prima dell’approvazione del PIAO (dopo il completamento dell’azione 1)
Azione 3
Avviare le procedure di reclutamento
Entro 1 mese dall’approvazione del PIAO
Le procedure di reclutamento devono concludersi entro 3 mesi dall’avvio
Azione 4
Stipulare i contratti di lavoro e assegnare il personale reclutato alle strutture tenuto conto dei rispettivi fabbisogni
Entro 15 giorni dal termine delle procedure di reclutamento
Azione 5
Avviare l’inserimento del personale nel contesto dell’Ateneo
Entro 3 giorni dalla stipula del contratto
Azione 6
Prevedere, a cadenza periodica, dei momenti di incontro fra il personale di recente assunzione e il personale esperto, per la condivisione delle criticità che emergono in ambito acquisti e per l’individuazione di soluzioni orientate alla buona amministrazione
A cadenza trimestrale

Azioni obiettivo 2
Azione 1
Istituire e dotare di risorse un fondo per la formazione del personale, a cui tutto il personale preposto agli acquisti possa accedere
Entro 1 mese dall’approvazione del bilancio di previsione annuale autorizzatorio
Azione 2
Erogare periodicamente al personale preposto agli acquisti la formazione specialistica, al fine di garantire un costante aggiornamento sulla normativa, su strumenti e strategie d’acquisto, sulle tendenze dei vari mercati di riferimento e sulle best practice a livello nazionale e internazionale Ogni volta che intervengono modifiche sostanziali della normativa vigente (formazione straordinaria)
A cadenza trimestrale (aggiornamento professionale)
Ogni 6 mesi (cicli di formazione per le nuove assunzioni)
Azione 3
Erogare al personale preposto agli acquisti la formazione per lo sviluppo di competenze di project management
A cadenza annuale (aggiornamento professionale)
Ogni 6 mesi (cicli di formazione per le nuove assunzioni)
Azione 4
Stipula di accordi e convenzioni con Università e Business School in Italia e all’estero che erogano corsi di studio espressamente dedicati alla gestione dei contratti pubblici
Verifica dell’offerta formativa e stipula di accordi e convenzioni a cadenza annuale, entro 2 mesi dall’approvazione del bilancio di previsione annuale autorizzatorio

Azioni obiettivo 3
Azione 1
Organizzare seminari (per tutti i soggetti coinvolti nei processi di procurement) – anche tramite la presentazione e l’analisi di case studies e/o la partecipazione di associazioni e movimenti attivi nella lotta alla corruzione – in cui si mettano in evidenza:
– i doveri dei dipendenti pubblici
– la stretta connessione tra agire individuale e impatto sulla collettività
– la relazione tra azione amministrativa e coesione sociale
A cadenza semestrale
Azione 2
Creare e coltivare delle comunità di pratica finalizzate alla condivisione di casi critici, lessons learned e best practices per affrontare problemi nuovi o che, per loro natura, necessitano di soluzioni complesse.
Entro 1 mese dall’avvio del progetto

Azioni obiettivo 4
Azione 1
(Ri)disegnare “ruoli” con competenze chiare e definite per il personale che opera in ambito acquisti Entro 5 mesi prima dell’approvazione del PIAO (questa azione precede ed è presupposto per l’avvio dell’azione 1 dell’obiettivo 1)
Entro 1 mese dall’avvio del progetto per i “Funzionari acquisti” già in servizio
Azione 2
Svolgere un’adeguata azione di commitment per legittimare il ruolo svolto dai funzionari, rispetto agli attori a vario titolo coinvolti nei processi relativi agli acquisti
Entro 2 mesi dall’avvio del progetto
Azione 3
Creare una partnership con ANAC (ad es. mediante la stipula di una Convenzione), finalizzata ad istituire canali diretti fra funzionari che gestiscono gli acquisti ed esperti dell’ANAC, nonché presentare proposte (ad es. l’istituzione di un albo presso l’ANAC stessa aperto a tutti i funzionari che operano in ambito acquisti per creare una “categoria professionale” che esiste al di fuori delle singole amministrazioni di afferenza)
Entro 3 mesi dall’avvio del progetto
Azione 4
Selezionare tra le risorse disponibili una pool di team leader che, nel quadro delle dinamiche delle comunità di pratica, sistematizzino la conoscenza prodotta sul processo acquisti e la diffondano fra gli attori coinvolti a vario titolo nel procurement
Entro 6 mesi dall’avvio del progetto

[Elisa RotelliPartecipante]

https://www.unibo.it/it/ateneo/amministrazione-trasparente/altri-contenuti-1/piano-per-la-prevenzione-della-corruzione/piano-per-la-prevenzione-della-corruzione-1

[Sara Di FranciaPartecipante]

Il piano è incentrato sulla formazione continua dei dipendenti, non si può che condividere soprattutto in questa fase in cui si stanno susseguendo numerosi decreti che impattano sulla materia degli appalti pubblici (in ultimo il D.L. n. 4/2022). Trovo sia molto interessante l’azione numero 3, focalizzata sulla creazione di una una partnership con ANAC.

[Barbara GiannacciniPartecipante]

Potreste iniziare a proporre all’ATENEO il seguente pacchetto
ProcurComp EU è uno strumento volontario e gratuito

ProcurComp EU è una componente fondamentale della politica di professionalizzazione della Commissione europea. Offre una struttura e contenuti fruibili da molte tipologie di utenti di governi nazionali, autorità responsabili degli appalti pubblici, istituti di istruzione e formazione, inclusi i centri di istruzione superiore e gli organismi di certificazione, nonché
dagli operatori. In quest’ampio contesto di applicazione, ProcurComp EU è stato progettato per sostenere iniziative e politiche per la professionalizzazione in materia di appalti pubblici. Qualunque individuo o organizzazione che ambisce alla professionalizzazione in materia di appalti o si occupa di pianificazione delle risorse umane e di gestione basata sulle competenze finalizzata agli appalti è invitato a utilizzare questo strumento nelle modalità più vantaggiose per il conseguimento dei rispettivi obiettivi di professionalizzazione.
Barbara Giannaccini

[Antonio De SimonePartecipante]

Condivido pienamente. La complessità della funzione comporta necessariamente un incremento ed un investimento di risorse umane correttamente formate per far fronte non solo alle necessità di un adeguato soddisfacimento delle esigenze nell’interesse pubblico ma di individuare e valutare il rischio, adottando l’architettura di gara più adeguata.
L’idea di una vigilanza attiva, più aderente, sicuramente limiterebbe maggiormente i fenomeni corruttivi.
Antonio De Simone

[Maurizio GrassoPartecipante]

Concordo pienamente sulla necessità sia nell’investimento in risorse umane finalizzato alla creazione di una struttura adeguata per organico e qualità, sia della formazione permanente. Il vantaggio immediato è l’aumento della produttività nonchè la riduzione del rischio di contenzioso.
La collaborazione con ANAC è altrettanto proficua considerata la mole di informazioni in grado di fornire ed il grado di qualità nel supporto alla prevenzione e gestione delle situazioni di crisi.
Parallelamente alle forme di aggiornamento di tipo più tradizionale, aggiungerei il ricorso a modalità alternative come le community. Lo scambio di esperiemze, specie tra omologhi è immediatamente efficace e stimola il confronto e la crescita reciproca. Nel nostro ambito molto efficaci sono risultate chat e mailing list di funzionari delegati e/o titolari di Stazioni Appaltanti. Le recenti lezioni in materia di collusione negli appalti e di distorsione dei modelli di valutazione delle offerte, evidenziano una volta di più la consapevolezza della non esistenza di un “modello perfetto” e della necessità di analisi e studio di una strategia di gara attagliata allo specifico contesto (volume di spesa, distribuzone sul territorio dei beneficiari, numero e tipologia delle potenziali ditte accorrenti, oggetto della gara, ecc.) Il dato storico fornito da esperienze analoghe è fonte inesauribile di informazioni e quindi una buona circolazione di queste consente una maggiore efficacia nel conseguimento degli obiettivi. Oltretutto, interessante effetto collaterale, l’uniformità di comportamento di tutti gli attori scoraggia potenziali iniziative devianti sia dall’interno che da parte degli operatori economici.

[Monica Giovannelli CesariniPartecipante]

La carenza di personale qualificato e specializzato in materia di appalti è, a mio parere e per la mia piccola esperienza professionale, uno dei principali nodi da sciogliere nel prossimo futuro. L’evoluzione normativa e sociale, in questa materia, si è imposta ad una velocità tale per cui le Pubbliche Amministrazioni non sono riuscite “a tenere il passo”. I dipendenti che si occupano di appalti, benché dotati di grande esperienza (talvolta pluridecennale), sono molto spesso sprovvisti di quel back-ground culturale che consente un aggiornamento (anche individuale) costante e la capacità di adattarsi rapidamente al cambiamento in fieri. Attualmente le complesse dinamiche che ruotano attorno alle procedure di gara richiedono ai dipendenti che operano sul campo competenze poliedriche, altamente specifiche e necessariamente trasversali. Queste competenze investono l’intero ciclo dell’appalto: dall’analisi del fabbisogno, passando per la progettazione ed espletamento della gara, fino a giungere all’esecuzione del contratto. In questa rinnovata, e ormai diffusa, consapevolezza della materia che trattiamo e delle sue implicazione, anche dal punto di vista economico-sociale, sarebbe opportuno implementare non solo il numero delle risorse impiegate, ma anche l’introduzione, negli organici, di figure già formate in tal senso e aventi già una competenza specialistica.

Monica

[Nadia TeccoPartecipante]

Lavorando anch’io in un contesto universitario, se pur non nell’ufficio acquisti, mi ritrovo nella descrizione fornita da Elisa e nell’immagine che restituisce di una tenaglia tra la pressione di chi deve/vuole fare in fretta e ti dice ma cosa sarà mai acquistare la tal cosa e il rispetto dei vincoli normativi e procedurali. E’ si un problema di organico, al di sotto del numero ottimale, è anche un problema di competenze e di tecnicalities, ma molto spesso è un problema di distanza e di totale assenza di comprensione/conoscenza della complessità legata ai meccanismi di acquisto di un ente pubblico. Concordo a pieno nell’individuare momenti di condivisione in tal senso (azione 3) che dovrebbero andare nella direzione del “prova a metterti nei mie panni per un giorno”. In questo modo potrebbe crearsi uno scambio utile di informazioni in entrambe le direzioni, per uno svolgimento meno pressante e più competente dell’acquisto.

[Autore]

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